Consiliul Județean Vrancea intră în epoca digitală cu aproape 300.000 de euro
Consiliul Județean Vrancea va cheltui suma de 1.175.612 le plus TVA (1,4 milioane de lei), aproximativ 288.000 de euro (TVA inclus) pentru a-și digitaliza arhiva de documente. Practic, fiecare document care a fost înregistrat în ultimii 30 de ani în instituție va fi scanat, filă cu filă, și transformat într-un fișier electronic de tip PDF sau imagine.
Finanțarea este asigurată printr-un proiect cu fonduri europene - „Inovare și performanță în administrația publică a Consiliului Județean Vrancea”, făcând parte din Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA).
Conform documentației de achiziție, scopul înființării unei arhive electronice este de a eficientiza activitatea internă a instituției prin simplificarea procedurilor administrative, reducerea timpului de căutare și consultare și a costurilor.
„Se estimează că prin implementarea proiectului, se va crea o bază de date structurată ce va fi actualizată permanent și integrată într-un sistem informatic ce va permite arhivarea electronică a documentelor instituției, asigurându-se o transparență a actelor, sporind eficiența și promptitudinea în comunicarea inter-instituțională și cu cetățenii și retro-digitalizarea arhivei”, se arată în documentația de achiziție.
În urma acestui contract, va fi înființată o arhivă de copii digitale pentru documentele tradiționale existente la nivelul instituției.
Documentele din această arhivă vor putea fi accesate în format pdf cu fișiere ce pot fi OCR-izate (copiate și prelucrate) în proporție de 99%, fapt ce va permite căutarea nu doar după anumiți indecși stabiliți, ci și după cuvinte cheie conținute în document.
Astfel, arhiva electronică va putea fi introdusă într-un sistem de foldere (directoare) care să respecte nomenclatorul arhivistic, în baza unei scheme de indexare prestabilită.
De asemenea, arhiva electronică va putea fi integrată într-o aplicație de căutare a documentelor care să permită căutarea și regăsitrea documentelor după anumite criterii prestabilite.
Contractul, respectiv activitatea de scanare a documentelor din arhiva Consiliului Județean Vrancea, se va derula pentru o perioadă de 12 luni care vor începe să se curgă începând cu data atribuirii și a semnării ordinului de începere a prestației.
Firmele interesate de proiect vor putea să se înscrie cu oferte de preț până în data de 18 noiembrie, ora 15:00, când vor fi deschise și va începe evaluarea acestora.
